Suite à l’introduction du registre des bénéficiaires effectifs � plus communément appelé ‘registre UBO� � dans le paysage fiscal belge, toutes les sociétés et autres entités juridiques constituées en Belgique (ASBL, fondations, trusts, etc.) sont tenues d'enregistrer leurs bénéficiaires effectifs (ou Ultimate Beneficial Owners). Elles devaient s’acquitter de cette obligation pour la première fois pour le 30 septembre 2019. L’objectif est de permettre une plus grande transparence sur l’identité des personnes physiques se trouvant derrière ces entités juridiques, et s’inscrit dans le cadre plus général de la prévention du blanchiment de capitaux.
En septembre 2020, le législateur a apporté des modifications au fonctionnement du registre UBO en augmentant notamment les données que les redevables d’information (sociétés, ASBL, etc.) doivent fournir sur leurs bénéficiaires effectifs. Dorénavant, les redevables d’informations doivent également fournir « tout document » démontrant que « les informations relatives à un bénéficiaire effectif (...) sont adéquates, exactes et actuelles ».
Nouvelle obligation de joindre des documents justificatifs
Les représentants légaux (administrateurs, trustees, etc.) des redevables d’informations ont désormais l’obligation de joindre en plus des documents identifiant les UBO, tout document(s) démontrant que les informations relatives (i) à leur identité ainsi qu�(ii) à la nature et à l’étendue de leur intérêt(s) sont adéquates, exactes et actuelles.
Ces document peuvent selon le cas, être un extrait du registre des parts, les statuts de l’entité juridique, un pacte d'actionnaires, un acte notarié, un procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires, ou tout autre document permettant de démontrer leur caractère adéquat, exact et actuel. Il est important de noter que ces documents justificatifs ne seront pas accessibles pour les entités assujetties et les tiers.
Pour les UBO qui ne disposent pas d’un numéro de registre national ou d’un numéro de registre national bis, une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) devra être ajoutée.
Les représentants légaux doivent s’assurer que les informations reprises dans ces documents sont lisibles mais les informations non-pertinentes pourront être masquées. Dans le cas ou les documents justificatifs seraient établis dans une autre langue que les langues nationales ou l’anglais, ils devront être traduits.
L’administration a également précisé que des développements informatiques sont actuellement en cours afin de permettre l’extraction de documents probants qui seraient déjà publiés au Moniteur Belge.
Enfin, en cas de changement des informations relatives aux UBO, les représentants légaux doivent transmettre les nouvelles données dans un délai d’un mois. Les informations reprises dans le registre UBO doivent également être confirmées annuellement par les représentants légaux.
Prolongation du délai jusqu’au 31 août 2021
Les nouvelles règles sont entrées en vigueur le 11 octobre 2020.
En pratique, les sociétés ayant procédé à leur enregistrement avant le 11 octobre 2020 avaient jusqu’au 30 avril 2021 pour joindre au registre UBO les documents probants permettant de confirmer les informations fournies antérieurement.
Ce délai du 30 avril 2021 a été prolongé jusqu’au 31 août 2021 tant pour l’enregistrement de nouveaux documents que pour la confirmation annuelle de l’information reprise dans le registre UBO.
Grâce à cette prolongation, le SPF finances est d’avis que les redevables d’information disposeront ainsi de suffisamment de temps pour prendre connaissance de la mise à jour de la FAQ publiée sur son site et éviter les sanctions (pénales et/ou administratives) prévues à partir du 1er septembre 2021.
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